Política AML

I) Introducción

Novatrix SRL (la «Compañía») es una entidad que organiza juegos especiales de azar por medios de comunicación electrónica.

Al estar licenciada por la Tobique Gaming Commission, la Compañía se compromete a cumplir plenamente con los requisitos legales y regulatorios destinados a detectar y prevenir el lavado de dinero y otros delitos a través de sus servicios.

La Compañía informa directamente a la Tobique Gaming Commission sobre cualquier actividad que pueda estar relacionada con el lavado de dinero o delitos precedentes.

Esta política proporciona una descripción general de los procedimientos y controles de AML que aplica la Compañía.

II) Perfil de riesgo de la Compañía

De acuerdo con nuestro perfil empresarial, el riesgo de lavado de dinero y financiamiento del terrorismo es mínimo, especialmente en comparación con las instituciones financieras.

La principal razón es que no se acepta efectivo y únicamente se pueden utilizar tarjetas de crédito, billeteras electrónicas y otros instrumentos autorizados para realizar depósitos y retiros.

Además, el valor promedio de las transacciones es relativamente bajo. Dado que únicamente se ofrecen juegos RNG, los productos ofrecidos por la Compañía realmente no pueden utilizarse como una herramienta para lavar dinero. La única etapa del lavado de dinero que podría representar un riesgo potencial para la Compañía es la etapa de estratificación (layering), la cual se mitiga mediante diversas medidas de monitoreo diario descritas a continuación.

III) Registro de clientes

1. Datos obligatorios

Para registrarse en la Compañía, el cliente debe proporcionar los siguientes datos obligatorios:

Nombre
Apellido
Domicilio
Ciudad y código postal
País
Correo electrónico
Fecha de nacimiento
Contraseña (será cifrada)
Confirmación de contraseña
Moneda de la cuenta
Número de teléfono celular

2. Jugadores no registrados

Los jugadores que no estén registrados no pueden ni tienen permitido jugar con dinero real. Ninguna transacción en línea, ya sea un depósito o un retiro, será aceptada o procesada en efectivo.

3. Verificación del correo electrónico

Una vez completado el proceso de registro, los clientes recibirán un correo electrónico de bienvenida con un enlace para acceder a sus cuentas. Este procedimiento tiene como objetivo verificar la dirección de correo electrónico del cliente.

4. Países de residencia restringidos

Los clientes no podrán registrarse indicando como país de residencia alguno de los siguientes:

Bahamas
Botsuana
Camboya
Etiopía
Pakistán
Panamá
Sri Lanka
Siria
Trinidad y Tobago
Túnez
Yemen
Arabia Saudita
Estados Unidos
Corea del Norte
Irán
Hong Kong
China
Panamá
Arabia Saudita
Otros países restringidos o sancionados de conformidad con las directrices y regulaciones del GAFI/FATF y de las Naciones Unidas (ONU).

5. Restricción de edad

No se permitirá el registro de clientes menores de 18 años.

IV) Debida diligencia del cliente

1. Documentación requerida

El procedimiento de debida diligencia del cliente incluye la recopilación y verificación de los siguientes documentos:

Comprobante de identidad («POI»)
Comprobante de domicilio («POA»)
Comprobante de la cuenta de pago («POPA»)
Declaración del origen del patrimonio («SOWD»)

2. Situaciones que activan la debida diligencia

La debida diligencia del cliente deberá aplicarse en los siguientes casos:

Cuando las transacciones alcancen un monto de USD 10,000 o más, independientemente de que se trate de una sola transacción o de varias transacciones relacionadas entre sí.
Cuando el cliente realice depósitos pequeños acompañados de depósitos inusualmente grandes y todavía no se haya realizado la debida diligencia.
Cuando se observe que el cliente intenta crear múltiples cuentas y todavía no se haya realizado la debida diligencia.
Cuando la cuenta del cliente haya permanecido inactiva durante más de 6 meses, vuelva a estar activa y la dirección IP y la actividad transaccional del cliente difieran de la actividad observada anteriormente.

3. Medidas adicionales de debida diligencia

A criterio exclusivo del personal de la Compañía, podrán aplicarse medidas adicionales de debida diligencia al cliente, incluyendo:

Selfie
Selfie junto con el POI
Selfie con una nota especial (por ejemplo, «Hola, [nombre del casino]») y/o con otras condiciones específicas (parpadear, girar la cabeza o la mano, etc.)
Verificación por video
Comprobación de prueba de vida (liveness check)
Verificación biométrica

4. Criterios de aceptación de los documentos de verificación

POI: todos los datos (nombre, fecha de nacimiento y ciudadanía) deben coincidir completamente con los datos registrados en la sección de datos del jugador. El documento debe ser válido y debe incluir obligatoriamente la fotografía del titular, la fecha de nacimiento y la fecha de emisión/vencimiento.
POA: todos los datos (nombre y domicilio) deben coincidir completamente con los datos registrados en la sección de datos del jugador. En el momento de la verificación, el documento no debe tener una antigüedad superior a 90 días desde su fecha de emisión.
POPA: todos los datos deben coincidir completamente con los datos registrados en la sección de deudas de los sistemas de pago.

No se aceptarán copias escaneadas de los documentos para fines de verificación.

V) Debida diligencia reforzada y monitoreo

1. Debida diligencia reforzada

La Debida Diligencia Reforzada (EDD) se aplica cuando se requieren medidas adicionales de revisión para confirmar que las actividades del cliente se realizan con fondos legítimos.

2. Documentación requerida

El procedimiento de Debida Diligencia Reforzada incluye la recopilación y verificación de los siguientes documentos:

Origen del patrimonio («Source of Wealth» o «SOW»)
Origen de los fondos («Source of Funds» o «SOF»)

3. Situaciones que activan la EDD

La Debida Diligencia Reforzada deberá aplicarse en los siguientes casos:

Cuando el cliente sea clasificado como de alto riesgo de acuerdo con la Evaluación de Riesgo del Cliente y todavía no se hayan obtenido y verificado el origen del patrimonio (SOW) y/o el origen de los fondos (SOF).
Cuando se determine que el cliente es una Persona Políticamente Expuesta (PEP), o un familiar o asociado cercano de una PEP.

4. Formas aceptables de acreditar el origen del patrimonio (SOW)

Ingresos salariales

Obligatorio:

Estado(s) de cuenta bancarios que muestren la recepción del salario (mínimo 3 meses).

Evidencia adicional, si se requiere:

Original o copia certificada de un recibo de nómina (o comprobante de pago de un bono).
Carta del empleador confirmando el salario, en papel membretado de la empresa.
Copia de la declaración anual de impuestos.

Ganancias de una empresa

Obligatorio:

Certificado de distribución de dividendos.
Certificado de vigencia/incumbencia de la empresa (si es posible cargar 2 documentos).

Evidencia adicional, si se requiere:

Últimos estados financieros auditados (si trabaja por cuenta propia o es propietario de una empresa) y estado de cuenta bancario de la empresa de los últimos 6 meses.
Declaración de un contador certificado que indique que la empresa se encuentra en regla y confirme los dividendos, el capital social y las ganancias generadas.

La carta deberá incluir una declaración sobre la titularidad real de la empresa.

Certificado de vigencia/incumbencia de la empresa.
Copias de facturas que demuestren las actividades comerciales de ventas y compras.

Venta de acciones u otras inversiones / liquidación de cartera de inversiones / bonos

Obligatorio:

Estado de cuenta bancario de 6 meses que muestre claramente la recepción de los fondos y el nombre de la empresa de inversión o los intereses recibidos de bonos.

Evidencia adicional, si se requiere:

Certificados de inversión/ahorro certificados, notas de operación o comprobantes de ingreso de efectivo.

Venta de una propiedad

Obligatorio:

Copia del contrato de compraventa.
Estado de cuenta bancario que muestre los ingresos procedentes de la venta (si es posible cargar dos documentos).

Evidencia adicional, si se requiere:

Estado de cuenta bancario que muestre los ingresos procedentes de la venta.
Carta de un abogado autorizado o contador regulado que indique la dirección de la propiedad, la fecha de venta, los ingresos recibidos y el nombre del comprador.

Venta de una empresa

Obligatorio:

Carta detallando la venta de la empresa, firmada por un abogado autorizado o contador regulado y emitida en papel membretado.

Evidencia adicional, si se requiere:

Copias de cobertura en medios de comunicación, cuando corresponda, como evidencia de respaldo.

Herencia

Obligatorio:

Copia del testamento de la persona fallecida.

Evidencia adicional, si se requiere:

Carta firmada por un abogado autorizado o administrador de la sucesión, en papel membretado.
Certificado de legalización de testamento (grant of probate), junto con una copia del testamento, que deberá incluir el valor del patrimonio.

Préstamo

Obligatorio:

Copia del contrato de préstamo.

Evidencia adicional, si se requiere:

Copia de los documentos de identificación de la persona o personas que otorgaron el préstamo.

Donación

Excepción: 2 documentos obligatorios

Obligatorio:

Carta del donante explicando el motivo de la donación y el origen de su patrimonio.
Documentos de identificación certificados del donante.

Evidencia adicional, si se requiere:
El donante deberá proporcionar documentos de identificación, tales como:

Pasaporte o documento nacional de identidad.
Estado de cuenta bancario que muestre claramente el origen del pago de la donación.
Fotografía de retrato («selfie») del donante sosteniendo su documento de identificación.

Depósito a plazo fijo / Ahorros

Obligatorio:

Estado de cuenta de ahorros.

Evidencia adicional, si se requiere:

Evidencia de la apertura de la cuenta (carta del proveedor de la cuenta o primer estado de cuenta).
Evidencia adicional que demuestre el origen de los ahorros mantenidos.

Fondos generados mediante ganancias de juegos de azar

Excepción: 2 documentos obligatorios

Comprobante de las ganancias.
Documentación (por ejemplo, estado de cuenta bancario) de 6 meses que demuestre el origen de los fondos depositados inicialmente.

Pensión

Obligatorio:

Estado de cuenta bancario de 6 meses que muestre el pago de la pensión e indique el nombre del fondo de pensiones que realizó dicho pago.

Evidencia adicional, si se requiere:

Comprobante del pago de la pensión: copia del estado de cuenta de la pensión.

Minería

Obligatorio:

Registro del monto de criptomonedas minadas.
Dirección de la wallet y hash de la transacción a la que se enviaron las criptomonedas minadas.

VI) Gestión de retiros

Los siguientes controles deberán realizarse para cada retiro:

Verificación de la cuenta

El titular de la cuenta en la Compañía debe ser la misma persona que figura como titular de la cuenta bancaria o tarjeta de crédito.

Toda la información de la cuenta, como domicilio, correo electrónico, fecha de nacimiento, etc., debe estar completa y ser auténtica.

Los retiros se realizarán a la misma fuente de la que se originaron los fondos, cuando sea posible.

Verificación del requisito de apuesta

En cada retiro deberá comprobarse si los depósitos han sido utilizados para realizar apuestas. Un retiro no podrá procesarse si el monto depositado no ha sido utilizado para realizar apuestas. Si el monto depositado no ha sido utilizado, el retiro deberá ser rechazado.

Verificación de actividad

Los fondos depositados en la wallet de juego únicamente pueden utilizarse para actividades de juego.

Si la Compañía detecta que los jugadores realizan cambios frecuentes en la cuenta bancaria vinculada a la wallet de juego, la cuenta será suspendida temporalmente hasta que el jugador proporcione las explicaciones necesarias sobre dichos cambios.

Verificación de colusión

El personal de la Compañía supervisa de cerca el origen de las ganancias obtenidas por el cliente.

Si existen motivos razonables para sospechar que un cliente intenta transferir fondos de una cuenta de juego a otra mediante juegos que permiten transferencias entre jugadores (P2P) a través de apuestas estratégicas, por ejemplo, ruleta, punto banco, craps, etc., no se procesará ningún retiro hasta que la actividad sea revisada por el proveedor del juego y no se encuentre evidencia de colusión.

VII) Personas Políticamente Expuestas (PEP) y personas sancionadas

Una Persona Políticamente Expuesta (PEP) es una persona a la que se le ha confiado una función pública destacada, como un alto funcionario político. Las personas estrechamente relacionadas con esta persona, incluidos familiares directos y asociados cercanos, también se consideran PEP.

Las PEP se clasifican como un riesgo de lavado de dinero debido a que, por su posición, pueden estar expuestas a bienes generados mediante corrupción y sobornos.

Novatrix SRL realiza una revisión manual de los clientes mediante OSINT (inteligencia de fuentes abiertas) y, como mínimo, considera los siguientes enlaces para la revisión manual:

Al determinarse que un cliente podría ser una PEP, se aplican las siguientes medidas:

Se solicita al cliente que proporcione POI, POIA y una selfie, si estos documentos no se han obtenido previamente.
La unidad de Cumplimiento AML de Novatrix SRL realiza una revisión de la cuenta para determinar si el cliente es realmente una PEP.
Si se determina que el cliente es una PEP real:
- Se aplican medidas de Debida Diligencia Reforzada (EDD).
- Se solicita a la alta dirección la aprobación para continuar la relación comercial con el cliente.
- Si se decide continuar la relación con el cliente, se aplican medidas de monitoreo.

Los nuevos clientes son evaluados para determinar su condición de PEP dentro de los 30 días posteriores al inicio del procedimiento de CDD.

Las personas sancionadas se clasifican como un riesgo de lavado de dinero debido a que pueden estar expuestas a bienes generados mediante corrupción y sobornos por razón de su posición.

Novatrix SRL realiza una revisión manual de los clientes mediante OSINT (inteligencia de fuentes abiertas) y, como mínimo, considera los siguientes enlaces importantes para la revisión manual:

Lista consolidada de personas, grupos y entidades sancionados por la UE:

https://data.europa.eu/data/datasets/consolidated-list-of-persons-groups-and-entities-subject-to-eu-financial-sanctions

Lista consolidada del Consejo de Seguridad de las Naciones Unidas:

https://www.un.org/securitycouncil/content/un-sc-consolidated-list

Lista de sanciones de OFAC:

https://sanctionssearch.ofac.treas.gov/

Si un cliente es identificado como una posible persona incluida en una lista de sanciones financieras:

La cuenta del cliente deberá congelarse inmediatamente y todos los fondos también deberán congelarse.
El formulario de informe interno deberá enviarse inmediatamente al MLRO.
Los nuevos clientes son evaluados para determinar su condición de persona sancionada dentro de los 30 días posteriores al inicio del procedimiento de CDD.
Los clientes activos son revisados mensualmente.

Una vez realizada la investigación correspondiente y confirmado que el cliente efectivamente podría ser una persona sujeta a sanciones financieras, el MLRO presentará un informe ante la autoridad correspondiente sobre las medidas adoptadas con respecto al cliente.

VIII) MLRO

El MLRO es la primera persona a quien se debe notificar cuando una sospecha de actividades de lavado de dinero se desarrolla.

El MLRO es designado por la alta dirección y recibe capacitación sobre los factores de riesgo de lavado de dinero a los que se enfrenta la Compañía. Cuando la Compañía designa al MLRO, se deberá notificar a las autoridades competentes.

Las principales funciones del MLRO son:

a) Mantenerse actualizado respecto de la legislación AML/CTF.

b) Garantizar que la implementación se realice de acuerdo con los procedimientos internos.

c) Garantizar que el personal reciba capacitación periódica en materia de prevención del lavado de dinero.

d) Registrar y actualizar las evaluaciones de riesgo.

e) Recibir y evaluar informes internos.

f) Asesorar, orientar y brindar asistencia.

g) Mantener datos estadísticos.

h) Presentar STR (Reportes de Operaciones Sospechosas) ante la Tobique Gaming Commission.

Todos los incidentes relacionados con una persona o transacción sospechosa en materia de lavado de dinero o financiamiento del terrorismo deberán ser reportados por el MLRO a la Tobique Gaming Commission dentro de un plazo de 5 días hábiles.

En el Reporte de Operación Sospechosa (Suspicious Transaction Report), el MLRO deberá proporcionar una explicación clara y completa del comportamiento sospechoso, incluyendo la identificación del cliente y los registros de las transacciones.

IX) Conservación de registros

Se conservan los siguientes registros:

Registros de identificación

Copia del documento de identificación.
Copia del estado de cuenta bancario/de tarjeta de crédito.
Referencias.

Detalles de los registros de transacciones

Método utilizado para el depósito/retiro.
Identificación de la persona que realizó la transacción.
Destino de los fondos.
Autorización de los pagos con tarjeta de crédito realizada por nuestras empresas procesadoras.
Volumen de las transacciones.

Los registros se conservan durante 5 años a partir de la finalización de la relación comercial, de conformidad con la normativa aplicable.

X) Capacitación del personal

La capacitación periódica garantiza que el personal conozca y cumpla con los requisitos regulatorios en materia de prevención del lavado de dinero.

XI) Contratación de empleados

Para todos los nuevos empleados contratados por la Compañía, esta realizará una investigación exhaustiva de antecedentes y recopilará diversos documentos de debida diligencia como referencia (certificado de nacimiento, certificado de antecedentes penales, etc.).

Se realizan entrevistas y se verifican las referencias solicitadas, cuando estén disponibles.

Es política de la Compañía que todos los nuevos empleados reciban capacitación sobre la política contra el lavado de dinero y los procedimientos internos utilizados para mitigar este riesgo.